5 NAČEL USPEŠNE PRIPRAVE NA PRESOJO, KI JIH MORA POZNATI VSAK VODJA KAKOVOSTI

Izkušeni presojevalec iz Bureau Veritas, vodilnega neodvisnega certifikacijskega organa, vam tokrat svetuje o pripravah na presojo.

Odločili ste se, da certificirate svoj sistem vodenja kakovosti ali ravnanja z okoljem, in se obrnili na zunanji certifikacijski organ, da opravite neodvisno presojo. Kaj lahko storite pred presojo, da povečate svoje možnosti za uspeh?

1. ORGANIZIRAJTE ZUNANJO PRESOJO, KO JE VAŠ SISTEM VODENJA TRDEN IN NA PRESOJO PRIPRAVLJEN

Prvo, kar želi potrditi zunanji presojevalec, je, da je sistem vodenja v celoti uveden - ne le v teoriji temveč tudi v praksi. Sistem vodenja mora biti uveden dovolj dolgo, da lahko vodstvo in zaposleni  razumejo svoje vloge in odgovornosti ter jih vključijo v svoje vsakodnevno delo. To obdobje lahko traja od nekaj tednov za majhna podjetja, kjer zaposleni aktivno sodelujejo pri vodenju podjetja, do šestih mesecev za zelo velike organizacije. Ko sistem vodenja postane del vsakdana vašega podjetja, je čas, da pokličete presojevalca. Nato bo ta naredil oceno in navedel področja za izboljšave kot del postopka certificiranja.

2. RAZUMITE POSTOPEK PRESOJE IN PRIPRAVITE DOKUMENTACIJO.

V podjetju Bureau Veritas uporabljamo dvostopenjski pristop k prvi presoji podjetja. Prva faza je obisk, v okviru katerega se preveri, ali je podjetje pripravljeno na presojo: ali je sistem vodenja v celoti uveden in ali ima organizacija potrebno dokumentacijo, ki presojevalcem omogoča, da opravijo svoje delo. Ob predpostavki, da bo organizacija prestala prvo fazo, druga faza obsega podroben pregled dokumentacije, obisk na kraju samem in razgovore z vodji in zaposlenimi. To pomeni, da mora vaša dokumentacija, ki jo pripravite za naš prvi obisk obsegati: Priročnik kakovosti (ali Priročnik sistema ravnanja z okoljem za certifikat ISO 14001); zbirko organizacijskih načel, ciljev in vseh obstoječih sistemov za odkrivanje neskladnosti in spremljanje pritožb glede kakovosti.

3. PREPRIČAJTE SE, DA JE VODSTVO VAŠEGA PODJETJA SEZNANJENO Z NAČELI SISTEMOV VODENJA IN JIH IZVAJA V VSAKODNEVNEM DELU ...

Ključni koncept novih standardov ISO 9001:2015 in ISO 14001:2015 je vodenje: višja vodstvena ekipa mora biti zavezana kakovosti in njena načela uresničevati pri svojem vodenju. Zato so pomemben del naše presoje razgovori z višjim vodstvom. Preverjamo, ali so direktorji podjetij seznanjeni s sistemom vodenja kakovosti in njihovo vlogo pri njegovi uvedbi. Ključni način, na katerega se lahko pripravite na presojo, je torej zagotavljanje pravih informacij svojim vodjem; prepričajte se, da so seznanjeni z načeli sistemov vodenja; in zagotovite, da so na voljo za odgovore na vprašanja presojevalca.

4. … IN VAŠI ZAPOSLENI RAZUMEJO SVOJO VLOGO

Vaše višje vodstvo je "lastnik" vašega sistema vodenja kakovosti, vendar imajo vsi zaposleni pomembno vlogo pri njegovem izvajanju. Največji pokazatelj, da ima podjetje zelo učinkovit sistem vodenja kakovosti za presojevalca je, ko se njegov najmlajši zaposleni zaveda načel in postopkov, ki se nanašajo na njegovo delovno mesto. Takšnega zavedanja ni mogoče doseči v kratkem roku, saj  zahteva mesece komunikacije in usposabljanja. Presojevalci pravijo, da lahko vidijo prednosti takšnega sodelovanja zaposlenih pri sistemu vodenja, ko opravijo razgovore z zaposlenimi.

5. SPROSTITE SE! CERTIFICIRANJE NI KONČNI CILJ NA VAŠI POTI, GRE ZA KORAK K VAŠEMU IZBOLJŠANJU

Presojevalci ne iščejo popolnosti. Preverijo, ali imate vzpostavljen sistem vodenja kakovostnih ali okoljskih zahtev, ki je pomemben za vašo organizacijo, ali sledite temu sistemu in ga uporabljate za nenehno izboljševanje. Namesto da bi vas skrbelo, kaj bo našel vaš presojevalec, izkoristite njegove strokovne nasvete glede neskladnosti in načinov za izboljšanje. Izboljšali bodo uspešnost vašega podjetja - in višjemu vodstvu poudarili prednosti vašega proaktivnega pristopa k vodenju kakovosti in ravnanju z okoljem.